Was macht eigentlich… eine Projektmanagerin?

»Machst du Websites?« – lange Zeit wussten selbst Familie und Freunde von unserer Projektmanagerin Caro nicht so genau, was man in ihrem Beruf eigentlich macht. Verständlich…. denn das Aufgabenspektrum einer Projektmanagerin ist bunt. Heute lüften wir das Geheimnis.

Unsere Blog-Reihe „Was macht eigentlich…?“ geht in die zweite Runde. Wir zoomen in den Diemar-Jung-Zapfe-Mikrokosmos und zeigen euch die hellen Köpfe hinter unseren Bildschirmen.

Was macht eigentlich … eine Projektmanagerin?

Wir bleiben bei geballter Frauenpower. Vor wenigen Wochen hat uns Mediaberaterin Justina in ihre bunte Welt der Kommunikationskanäle eingeführt. Heute wechseln wir von Media ins kreative Chaos, vom Standort Leipzig nach Erfurt. Hier sprechen wir mit Caro. Sie ist Projektmanagerin bei Diemar Jung Zapfe. Übersetzt heißt das: Sie hat in der Agentur die Fäden in der Hand, wenn es um Terminketten, Budgetplanung und die Koordination kreativer Köpfe geht. Welche Aufgaben sich sonst noch auf ihrem Schreibtisch tummeln und warum sie auf Excel-Tabellen auch im Urlaub schwört, verrät sie im Gespräch.

Interview

Hallo Caro, schön, dass du dir die Zeit nimmst. Schätzfrage zum Start: Wie viele E-Mails und verpasste Anrufe zählst du im Anschluss an unser Interview?

(lacht) Hm, gute Frage. Jetzt am späten Nachmittag vielleicht drei Anrufe und vier bis fünf Mails. Das ist entspannt. Als ich letzten Freitag aus meinem zweiwöchigen Urlaub zurückkam, hatte ich knapp 200 ungelesene E-Mails.

Als Projektmanagerin scheint man ganz schön gefragt zu sein 😉 Magst du unseren Lesern und Leserinnen kurz erzählen, woher du kommst und wie es dich zu Diemar Jung Zapfe verschlagen hat?

Gern. Geboren bin ich in Friedrichroda, aufgewachsen im Thüringer Wald – eine halbe Stunde von Erfurt entfernt. Nach meinem Bachelorstudium in Chemnitz – ich habe Medienkommunikation studiert –, hat es mich nach Weimar an die Bauhaus Universität gezogen. Während meines Masters in Medienmanagement habe ich dann als Werkstudentin bei einer Weiterbildungs-Agentur gearbeitet. Für diese Agentur habe ich ein Event organisiert, bei dem sich Weimars Kreativbranche versammelt hat. Michael (Michael Zapfe, Anm. d.R.), einer der Mitinhaber von Diemar Jung Zapfe, hat dort einen Vortrag gehalten. Er kannte auch meine Professorin sehr gut und hat selbst in Weimar studiert. So kamen wir ins Gespräch. Er suchte noch jemanden für eine Masterarbeit. Ich suchte noch ein Masterarbeitsthema. Die Chance habe ich ergriffen. Ja und so fand ich mich kurze Zeit später im Diemar-Jung-Zapfe-Team wieder. Das ging ziemlich schnell. Und seit Oktober 2018 bin ich als Projektmanagerin festangestellt.

Das klingt, als hätte es zwischen dir und der Agentur sofort gefunkt.

Ja. Ich hatte meine Masterarbeit noch nicht einmal fertig und bekam schon das Jobangebot. Ich wusste, dass ich bleiben wollte, deshalb habe ich es auch sofort angenommen. Ich habe mich von Anfang an wohlgefühlt und war gleich Teil des Teams.

Was sind deine Aufgaben in der Agentur?

Als Projektmanagerin stehe ich quasi zwischen dem Kunden und dem Team in der Agentur. Wenn zum Beispiel eine neue Kampagne geplant wird, nehme ich die Wünsche und Ziele des Kunden auf, ordne sie, erstelle Kostenvoranschläge und schnüre Arbeitspakete, die ich an das jeweilige Team weitergebe. Sobald ein Entwurf fertig ist, gehe ich damit wieder auf den Kunden zu. Meine Aufgabe ist es, den Überblick über Projekte zu behalten und Kunden sowie Projektleiter über den Arbeitsstand zu informieren.

War Orga schon immer dein Ding?

Meine Freunde haben damals in der Abizeitung schon über mich geschrieben: „Wie kann Caro immer alles im Blick haben?“. Ohne es groß zu wollen, war ich wohl schon immer die, die organisiert und den Überblick behält. Das hat sich dann so durchgezogen von der Schule, übers Studium bis zum Job.

Neben den organisatorischen Aufgaben leitest du Workshops. Gehört das eigentlich auch zu den klassischen Aufgaben im Projektmanagement?

Nein. Ich habe während meines Studiums noch eine Trainer-Ausbildung absolviert. Als ich dann in die Agentur kam, haben wir die Workshops gemeinsam umgekrempelt und ausgebaut. Mein Jobprofil gestaltet sich dadurch ziemlich individuell. Ich finde es gut, dass in der Agentur auch die Jüngeren eine Chance bekommen, sich mit eigenen Ideen einzubringen und Verantwortung übernehmen können.

Von dir flattern immer Postkarten aus aller Welt in die Agentur. Neben der Projektmanagerin wärst du sicher auch eine gute Reiseleiterin. 🙂

Zumindest plane ich Reisen wirklich gern. Bei mir stapeln sich die Reiseführer im Regal. Gemeinsam mit meinem Partner und zwei Freunden fahren wir jedes Jahr in den Urlaub. Bevor es losgeht, bekommt jeder von mir eine Excel-Tabelle, wo wir wann hinfahren. Manchmal gibt’s ein Handout, auf dem nochmal alles Wichtige zusammengefasst ist (lacht).

Mit dir geht man also nicht verloren. Das ist beruhigend. Was macht dir in deinem Job als Organisationstalent in der Agentur am meisten Spaß?

In einer Agentur ist kein Tag wie der andere. Manchmal komme ich morgens ins Büro und denke, ich weiß, was für Aufgaben anstehen, und dann kreuzen wie heute Großflächen und Amtsblätter meine Pläne, obwohl ich eigentlich Abrechnungen machen wollte. Ich mag es, auf Unerwartetes zu reagieren.

Als Projektmanagerin sehe ich immer den kompletten Prozess. Von der Idee bis zum riesen Blow-Up am Leipziger Astoria Hotel.

Außerdem arbeite ich gern im Team und tausche mich mit meinen Kollegen und den Kunden ständig aus. Als Projektmanagerin sehe ich immer den kompletten Prozess. Von der Idee bis zum riesen Blow-Up am Leipziger Astoria Hotel. Das macht mich auch ein bisschen stolz.

Es gibt einen schönen Spruch von Mark Twain, der lautet: „Gäbe es die letzte Minute nicht, so würde niemals etwas fertig“ – Klischee oder Wahrheit?

Wahrheit. Wer was anderes sagt, der lügt (grinst). Wenn eine wichtige Präsentation ansteht, feilt man gern bis zum Schluss. Oder Druckdaten müssen noch schnell raus oder oder oder. Es ist manchmal knapp. Da muss man dann aber ruhig bleiben können.

Was ist dein Geheimrezept, um in solchen Situationen gelassen zu bleiben?

Stress entsteht durch Aufgabendruck. Das heißt, es folgt Aufgabe auf Aufgabe auf Aufgabe. Mir hilft es, wenn ich mir die To-Do’s gleich runterschreibe. Deshalb die vielen Zettel (grinst). Dann ist der erste Druck aus dem Kopf raus. Nachdem ich mir die Aufgaben visualisiert habe, fühlt es sich nicht mehr so schlimm an. Auf dem Zettel ist besser als im Kopf.

Als Projektmanagerin bekommt man selten Aufgaben vorgesetzt. Man muss den Rahmen immer selber stecken und trägt am Ende auch die Verantwortung dafür.

Zeit für’s Fazit: Für wen ist dein Berufsbild genau das Richtige?

Auf jeden Fall für Menschen, die Spaß daran haben, im Team zu arbeiten. Und für alle, die die Vielfalt mögen. Das fängt mit den Aufgaben an. Aber auch Kunden sind ganz unterschiedlich. Was man auch mögen muss ist viiiel kommunizieren. Mit Kunden. Mit Kollegen. Das ist wichtig, um Problemen und Unklarheiten vorzubeugen. Als Projektmanagerin bekommt man selten Aufgaben vorgesetzt. Man muss den Rahmen immer selber stecken und trägt am Ende auch die Verantwortung dafür.

Danke liebe Caro für diesen spannenden Einblick in deinen Job! Wir freuen uns schon auf viele weitere Postkarten von dir aus aller Welt und natürlich auf eine lange gemeinsame Diemar-Jung-Zapfe-Journey.

Habt ihr noch Fragen an Caro? Dann nutzt einfach die Kommentarfunktion unseres Blogs. Gern stillen wir eure Neugier. Oder ihr wendet euch am besten direkt an Caro – die Kontaktdaten findet ihr unten.

Kontaktdaten

Carolin Ehmel
Projektmanagerin & Kundenberaterin

Mail: ehmel@diemar-jung-zapfe.de
Telefon: 0361 3019212

Constanze Fürst

Constanze Fürst

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