So kommen Kundenbriefe wirklich gut an.

Preisanpassungen, Jahresabrechnungen, Vertragskram, Mahnungen: Wer seine Kunden per Brief kontaktiert, muss oft komplexe, manchmal auch unangenehme Botschaften übermitteln. Viele flüchten sich dafür in umständliches und unpersönliches Amtsstuben-Deutsch – und der Kunde denkt: Häh? Doch es geht auch anders.

Bekommen Sie noch private Briefe? Die meisten Schreiben, die in unseren Postkästen landen, stammen heutzutage von Energieversorgern, Versicherungen, Geldinstituten, Telekommunikationsdienstleistern und ähnlichen „unpersönlichen“ Absendern. Mal ehrlich: Wieviel Prozent dieser Briefe lesen Sie von Anfang bis Ende? Und wie oft verstehen Sie WIRKLICH, was der Schreiber Ihnen sagen will? Doch es geht auch anders: einfacher, besser und vor allem verständlicher.

Verständnis zeigen, verstanden werden:

Werfen Sie mit uns einen Blick über die Schulter der Kundenbrief-Experten bei Diemar Jung Zapfe! Was Sie dort lesen, ist immer …

1) … empfängerorientiert:

Wer seinem Gegenüber freundlich, wertschätzend, offen und auf Augenhöhe begegnet, kann grundsätzlich mit mehr Offenheit für das eigene Anliegen rechnen als jemand, der nur um sich selbst kreist. Jedes Schreiben ist ein „innerer Dialog“ mit dem Empfänger – und der möchte wissen, was er davon hat.

2) … effizient:

Ihr Kunde schenkt Ihnen Lesezeit – ein guter Brief zeigt, dass der Schreiber das zu schätzen weiß, indem er verantwortungsvoll damit umgeht. Heißt: Er macht von Anfang an ganz klar, worum es geht, und bringt weniger Wichtiges tatsächlich erst später. Der Leser erfährt eindeutig, was er tun soll, und kann Wichtiges auf einen Blick erfassen.

3) … leicht verständlich:

Egal, wie komplex ein Sachverhalt ist – Schreiben bedeutet, ihn „linear“ zu Papier zu bringen. Heißt: Ein guter Brief reiht die Gedanken wie an einer Kette auf – immer schön einen nach dem anderen. Komplizierte Schachtelsätze lassen den Leser dagegen schnell aussteigen – genau wie formlose „Bleiwüsten“ ohne gliedernde Absätze.

4) … souverän:

Wie oft haben Sie sich (oder Ihr Unternehmen) schon hinter einem unpersönlichen „man“ versteckt? Oder mit Passiv-Wendungen im Unklaren gelassen, wer eigentlich handelt? Sachverhalte und Emotionen per Konjunktiv in eine nicht ganz reale Sphäre verschoben („Wir würden uns freuen….“)? Ein guter Kundenbrief beweist Präsenz: aktiv, persönlich, im Hier und Jetzt („Wir freuen uns…“). Und er nutzt bewusst alle Chancen, seine Botschaft an den Leser zu bringen. 

5) … lebendig:

Drei Sätze, die dasselbe ausdrücken. Welcher spricht Sie am meisten an?

Dieser Text ist eine Anleitung, um Ihre Kommunikation in Form von Briefen oder Mails einer Verbesserung zu unterziehen.

oder

Dieser Text zeigt Ihnen, wie Sie bessere Briefe oder Mails schreiben können.

oder

So schreiben Sie bessere Briefe.

Merke: Zu viele Substantive machen Texte mausetot, umständlich und unverständlich. Ganz ohne geht es natürlich nicht – aber eben nur da, wo es auch wirklich angebracht ist. Verben machen den Text dagegen lebendig und halten den Leser bei der Stange. Adjektive sind nützlich, zu viele davon können aber nerven (Glauben Sie nicht? Lesen Sie mal wieder einen Kitschroman).

6) …direkt:

Klar Schreiben ist viel „offizieller“ als Sprechen. Umständlicher muss es trotzdem nicht sein. Wer unsicher ist und sich deshalb hinter einer gekünstelten und gespreizten Sprache verschanzt, redet um den heißen Brei herum. Warum das schlecht ist? Siehe Punkt 2)!

7) … positiv:

Jeder kennt das: Im Job gibt es keine „Probleme“, nur „Herausforderungen“. Auch im Brief ist es wichtig, grundsätzlich positiv zu denken und zu schreiben. Das geht selbst bei unerfreulichen Botschaften und sogar beim Super-GAU – einer Reklamation oder Kündigung. Sie ist die Nagelprobe darauf, wie selbstbewusst, souverän und kundenorientiert ein Unternehmen wirklich ist.

8) … leicht lesbar:

Kompetenz zeigt man nicht durch Fachchinesisch oder Bürokratendeutsch. Im Gegenteil: Auch komplexe Sachverhalte lassen sich in der Regel so erklären, dass Nicht-Fachleute sie verstehen – am besten ganz ohne (oder mit nur wenigen) Fremdwörtern, Fachausdrücken und Wortungetümen. Nicht zuletzt: Eine übertrieben förmlich-korrekte „Schreibe“ klingt immer nach Amtsstube.

9) … sympathisch:

Der erste Eindruck zählt – aber der letzte bleibt im Kopf! Ein guter Brief bzw. eine gute Mail endet immer mit einem positiven, sympathischen Satz, der Wertschätzung ausdrückt.

10) … einheitlich:

Jeder Brief ist auch eine Visitenkarte des Unternehmens. Deshalb sollte die Sprache dem Markenkern und dem Unternehmensimage entsprechen – und zwar von der Anrede bis zur Grußformel. Gezielt eingeflochtene Signalworte oder -sätze tun ein Übriges. Merke: Einheitlichkeit zeigt, dass ein Unternehmen weiß, wer oder was es ist – nur dann kann es auch Ihr Kunde wissen.

Fazit:

Mit einem gut geschriebenen Kundenbrief kommt Ihre Botschaft auch wirklich beim Empfänger an. Und noch besser: Sie sammeln sogar wertvolle Sympathiepunkte.

Wir bringen Ihre Kommunikation in Bestform!

Sie wollen, dass Ihre Botschaften bei Ihren Kunden wirklich gut ankommen? Ihr Diemar-Jung-Zapfe-Team sitzt schon an der Tastatur! Für kundenzentrierte Kommunikation mit Mehrwert berät Sie Holger Beyer gern unverbindlich und freut sich über Ihren Anruf.

Kontaktdaten

Holger Beyer
Geschäftsführer

Mail: beyer@diemar-jung-zapfe.de

Telefon: 0361 30192101

Katharina Tank

Katharina Tank

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